Microsoft 365 uruchamia się w kilkanaście minut, tyle że domyślne ustawienia rzadko odpowiadają temu, jak pracuje firma. Zanim rozdacie konta pracownikom, warto ustawić kilka rzeczy — później zmienia się je trudniej.
1. Drugi składnik logowania (MFA)
Najważniejsza pojedyncza zmiana. Większość włamań na skrzynki firmowe to skutek wykradzionych haseł, a nie luk w oprogramowaniu. MFA sprawia, że samo hasło nie wystarcza — włącz je dla wszystkich, a w pierwszej kolejności dla kont administracyjnych.
2. Skrzynki współdzielone zamiast kont ogólnych
Adresy typu biuro@ czy serwis@ prowadź jako skrzynki współdzielone. Nie zajmują osobnej licencji, a dostęp nadaje się i odbiera bez zmiany hasła — przy odejściu pracownika nic nie trzeba przekazywać „z ręki do ręki".
3. Zasady dla plików
Ustal od początku, co trafia na wspólny dysk zespołu, a co zostaje na kontach osobistych. Bez tej zasady po roku nikt nie wie, gdzie jest aktualna wersja dokumentu, a odejście jednej osoby zabiera połowę firmowych plików.
4. Procedura odejścia pracownika
Zawczasu ustal, co dzieje się ze skrzynką i plikami osoby, która odchodzi — kto przejmuje korespondencję, na jak długo blokuje się konto, kiedy zwalnia licencję. Gotowa procedura zamienia nerwową sytuację w kilka kliknięć.
5. Kopia zapasowa skrzynek
Microsoft chroni własną infrastrukturę, ale to nie to samo co kopia, z której odtworzysz wiadomości skasowane pół roku temu. Jeśli tego potrzebujecie, warto dołożyć osobny backup skrzynek — na przykład na firmowym NAS-ie.
Jeśli wolicie, żeby te ustawienia przygotował i utrzymywał ktoś z zewnątrz, zajmujemy się tym w ramach obsługi poczty firmowej i Microsoft 365.