Poczta firmowa i Microsoft 365 dla firm
Zakładamy i przenosimy pocztę we własnej domenie oraz w Microsoft 365. Konta, Outlook, logowanie dwuskładnikowe, poprawne rekordy SPF, DKIM i DMARC oraz porządek w przepełnionych skrzynkach — tak, żeby wiadomości docierały i nic nie ginęło.
Poczta to najważniejszy program w firmie
Wiadomość, która nie dotarła do klienta, skrzynka przepełniona w środku miesiąca, Outlook proszący o hasło dziesiąty raz w ciągu dnia — poczta potrafi zablokować pracę skuteczniej niż awaria komputera. A zajmuje się nią ktokolwiek dopiero wtedy, gdy przestaje działać.
Prowadzimy firmową pocztę w obu popularnych wariantach — na hostingu we własnej domenie i w Microsoft 365 — od uruchomienia, przez przeniesienie z poprzedniego rozwiązania, po codzienną administrację.
Zakres prac
- Uruchomienie poczty we własnej domenie — domena i skrzynki, adresy dla pracowników i działów, aliasy, przekierowania, limity, a do tego konfiguracja programów na komputerach i telefonach.
- Migracje — przeniesienie skrzynek między serwerami, z hostingu do Microsoft 365 lub odwrotnie, z zachowaniem folderów i historii. Poprzedzamy je inwentaryzacją skrzynek i domeny.
- Administracja Microsoft 365 — zakładanie i wyłączanie kont, licencje, skrzynki współdzielone i grupy, uprawnienia do kalendarzy, reguły przepływu wiadomości. Przy odejściu pracownika porządkujemy dostęp do jego korespondencji.
- Uwierzytelnianie dwuskładnikowe — w pierwszej kolejności dla kont administracyjnych i najbardziej narażonych, z przygotowaniem pracowników do zmiany.
- SPF, DKIM i DMARC — konfiguracja rekordów uwierzytelniających pocztę i weryfikacja podpisów. Podstawa dostarczalności i utrudnienie dla podszywających się pod firmę.
- Porządkowanie skrzynek — archiwizacja starej korespondencji, zwolnienie miejsca, reguły sortowania, usunięcie dublujących się kont na stanowiskach.
Kiedy najczęściej dzwonicie
- Poczta działa na adresach w cudzej domenie i trzeba to uporządkować
- Zmieniacie hosting lub dostawcę i nie chcecie stracić korespondencji
- Wasze wiadomości lądują u klientów w spamie
- Skrzynki są przepełnione, a archiwum nie istnieje
- Odchodzi pracownik i trzeba przejąć jego pocztę
- Ktoś próbował podszyć się pod firmę w mailu do kontrahenta
Jak wygląda migracja
Inwentaryzacja
Spisujemy skrzynki, ich rozmiary, sposób pracy i konfigurację domeny. Ustalamy, co przenieść, a co zarchiwizować.
Przygotowanie środowiska
Konta, uprawnienia, reguły i rekordy DNS gotowe do przełączenia.
Przeniesienie zawartości
Kopiujemy skrzynki przy działającej poczcie, żeby skrócić moment przełączenia.
Przełączenie i porządki
Zmiana rekordów poza godzinami pracy, konfiguracja programów i telefonów, kontrola wysyłki, odbioru i dostarczalności oraz domknięcie SPF, DKIM i DMARC. Stare środowisko zostaje na ustalony czas jako zabezpieczenie.
Po wdrożeniu
Poczta wymaga stałej uwagi — kont przybywa i ubywa, skrzynki rosną, zmieniają się zasady dostawców dotyczące uwierzytelniania. W ramach stałej obsługi prowadzimy konta, pilnujemy miejsca i reagujemy na problemy z dostarczalnością, a gdy zależy Wam na odtwarzaniu starej korespondencji — dokładamy kopie skrzynek.
Najczęstsze pytania
Zależy, jak pracujecie. Skrzynki na hostingu we własnej domenie są prostsze i tańsze w utrzymaniu, a dane leżą u wybranego dostawcy. Microsoft 365 wygrywa, gdy korzystacie z pakietu Office, wspólnych kalendarzy, Teams i pracy na kilku urządzeniach naraz. Prowadzimy oba warianty i mówimy wprost, który pasuje do Waszej firmy — bez wciskania droższego.
Gwarancji „zero przestoju" nie damy, dopóki nie zobaczymy środowiska — wynik zależy od obecnego serwera, liczby i wielkości skrzynek, programów na stanowiskach i ustawień domeny. W praktyce najpierw kopiujemy całą zawartość skrzynek, domenę przełączamy w najspokojniejszej porze, a stary serwer trzymamy jeszcze przez uzgodniony czas jako siatkę bezpieczeństwa.
Zwykle winne są brakujące lub błędne rekordy SPF, DKIM i DMARC. Bez nich serwer odbiorcy nie potrafi potwierdzić, że wiadomość faktycznie wyszła od Was. Przeglądamy konfigurację domeny, poprawiamy rekordy i sprawdzamy efekt testami dostarczalności, aż poczta przestaje wpadać do kosza.
Zdecydowanie — przede wszystkim na kontach administratorów i osób pilnujących płatności. Przejęta skrzynka to nie tylko utrata korespondencji; najczęściej służy do podszywania się pod firmę i wyłudzania przelewów. Wdrożenie planujemy spokojnie, żeby zespół zdążył przygotować drugi składnik logowania.
Microsoft dba o własną infrastrukturę, ale to nie to samo co kopia treści skrzynek, z której odtworzycie maile sprzed miesięcy. Jeśli tego potrzebujecie, dokładamy osobny backup skrzynek — na przykład na firmowym serwerze NAS.
Zróbmy porządek z firmową pocztą
Przeprowadzka na nowy serwer, świeże konta, znikające maile albo listy lądujące w spamie — rozłożymy to na etapy i doprowadzimy do końca.