Zapytajcie właściciela firmy z kilkunastoma komputerami o trzy rzeczy: ile dokładnie ma sprzętu i w jakiej konfiguracji, jakie programy są zainstalowane na stanowiskach i czy zgadzają się z liczbą licencji, oraz czy ktoś może wynieść dane na pendrive. W większości firm odpowiedzią jest „trzeba by sprawdzić". Sprawdzić da się ręcznie — raz. Utrzymać ten obraz na bieżąco już nie.
Do tego służy Axence nVision — polski system do zarządzania siecią i komputerami w firmie. Przy przejmowaniu obsługi informatycznej często proponujemy go jako pierwsze narzędzie, bo daje wgląd, bez którego reszta pracy jest zgadywaniem.
Jak to działa
Serwer nVision stoi w Waszej firmie, a na komputerach pracuje lekki agent, który raportuje do konsoli. Dane nie opuszczają Waszej infrastruktury. System jest złożony z modułów — zaczyna się od jednego obszaru i dokłada kolejne w miarę potrzeb, więc nie płacicie za funkcje, których nie używacie.
Widok na sieć zamiast telefonów o awariach
Moduł sieciowy utrzymuje aktualną mapę urządzeń — serwerów, przełączników, drukarek, punktów dostępowych, kamer, łączy — i sprawdza, czy odpowiadają.
- Sygnał, gdy urządzenie znika z sieci — zwykle zanim zauważy to pracownik
- Kontrola usług: poczta, baza danych, strona — czy faktycznie odpowiadają
- Historia dostępności, która odróżnia jednorazowy incydent od problemu wracającego co tydzień
- Alerty na maila, żeby reagować na sygnał, nie na zdenerwowany telefon
Dla nas to granica między gaszeniem pożarów a uprzedzaniem ich. Kończące się miejsce na dysku serwera widać z tygodniowym wyprzedzeniem, a nie w chwili, gdy zatrzymuje pracę całego biura.
Wiadomo, co firma naprawdę ma
Agent spisuje konfigurację każdego komputera — podzespoły, numer seryjny, system, zainstalowane programy — automatycznie, bez obchodzenia biurek z notesem. W praktyce daje to:
- Porządek w licencjach. Widać, ile kopii programu jest zainstalowanych i jak to się ma do zakupionych licencji. Przy kontroli „chyba mamy komplet" nie wystarczy.
- Sensowne planowanie wymiany. Komputery z za małą pamięcią albo zapełniającym się dyskiem same wychodzą na listę.
- Ślad zmian w sprzęcie. Zniknięta kość pamięci czy podmieniony dysk zostają odnotowane.
- Wykrycie samowoli. Programy instalowane przez użytkowników na własną rękę przestają być niewidzialne.
Kontrola portów USB — najczęstszy powód wdrożenia
Dane najprościej wychodzą z firmy na nośniku wpiętym w USB. Zamiast wyłączać porty hurtem, ustawia się zasady:
- Blokada nośników wymiennych albo tryb tylko do odczytu — dane można wgrać, nie można wynieść
- Biała lista służbowych pendrive'ów; prywatne nie działają
- Osobne reguły dla działów — inne dla księgowości, inne dla magazynu
- Rejestr podłączeń: kto, kiedy i jaki nośnik wpiął
Sama świadomość, że podłączenia są zapisywane, potrafi zadziałać skuteczniej niż punkt w regulaminie.
Filtrowanie stron — dwie sprawy naraz
Blokada adresów na stanowisku pracy załatwia dwie różne rzeczy. Bezpieczeństwo — strony rozsyłające złośliwe oprogramowanie i podszywające się pod bank to najczęstsza droga infekcji; zablokowany adres to jedna warstwa mniej do przebicia, obok zapory i ochrony stacji. Czas pracy — serwisy pochłaniające godziny można ograniczyć całkowicie lub tylko w godzinach pracy. Z doświadczenia lepiej działa ograniczenie kilku kategorii niż blokowanie wszystkiego — zbyt ciasne reguły kończą się obchodzeniem ich telefonem.
Monitorowanie pracowników — obszar z zasadami
nVision pokazuje też czas pracy przy komputerze, używane programy i odwiedzane strony. To bywa pomocne, ale nie wolno tego po prostu włączyć, i mówimy o tym każdemu klientowi.
Monitorowanie pracowników reguluje w Polsce Kodeks pracy. Trzeba określić jego zakres i cel w regulaminie lub obwieszczeniu, uprzedzić pracowników i zbierać tylko tyle danych, ile potrzeba do wskazanego celu. Monitoring „na wszelki wypadek", o którym zespół nie wie, jest niezgodny z prawem — niezależnie od tego, że technicznie włącza się go jednym kliknięciem. Przy wdrożeniu pomagamy dobrać zakres do celu, który da się uzasadnić. Dla ochrony danych zwykle wystarcza kontrola nośników i stron; pełna rejestracja aktywności to osobna decyzja i osobne obowiązki.
Zgłoszenia i pomoc zdalna
W systemie działa też obsługa zgłoszeń i zdalny pulpit. Pracownik zgłasza problem ze swojego komputera, sprawa trafia na listę zamiast ginąć w mailu, a technik łączy się do stanowiska bez instalowania dodatków. Przy stałej obsłudze informatycznej skraca to drogę od „nie działa" do naprawy.
Kiedy to się opłaca
Przy pięciu komputerach nVision będzie przerostem. Sens pojawia się mniej więcej od kilkunastu stanowisk, a wcześniej gdy przetwarzacie dane wrażliwe na wyciek, macie kilka lokalizacji bez jednego obrazu sprzętu, zbliża się audyt licencyjny albo sprzęt jest w różnym wieku i wymiana idzie chaotycznie.
Czego nVision nie zrobi — nie zastąpi kopii zapasowych, nie zastąpi ochrony antywirusowej i nie naprawi nawyków zespołu. To narzędzie do widzenia i ustalania zasad, nie tarcza sama w sobie.
Wdrożenie krok po kroku
Zaczynamy od jednej konkretnej sprawy do rozwiązania — najczęściej są to nośniki USB albo brak wiedzy o sprzęcie. Potem instalacja serwera, rozesłanie agentów, ustawienie monitorowanych usług i progów alarmowych, a na końcu zasady dla nośników i stron, uzgodnione z Wami i opisane tak, by dało się je pokazać zespołowi. Gdy prowadzimy Waszą infrastrukturę na co dzień, konsola zostaje u nas pod ręką — dzięki temu o części awarii wiemy, zanim ktokolwiek zadzwoni.